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Il existe plusieurs manières pour expliquer à ses collaborateurs la marche à suivre pour exécuter un travail. Mais la manière la plus simple est d’établir des processus. Pour certains, cela pourrait donner l’impression de faire de l’administratif en plus. Mais il est important de comprendre qu’avec la mise en place de processus, le collaborateur sera plus à même de faire son travail avec le moins d’erreurs possibles.
Les processus sont pertinents lorsque les enjeux sont conséquents et lorsque l’erreur n’est pas permise ; lorsqu’un collaborateur est remplacé ponctuellement ou définitivement. Ainsi, son remplaçant voit son intégration facilitée dans sa nouvelle fonction.
Une action complexe est aussi une raison pertinente de mettre en place un processus, tout comme la redondance de questions que l’entreprise résout par la standardisation d’une pratique. Prendre en compte l’avis de ses collaborateurs sur un travail donné peut aider à comprendre à quel moment il est impératif de rédiger un processus.
Afin de le rédiger convenablement, votre processus doit être avant tout simple et efficace. La question à se poser pour chaque processus est la suivante : « Comment conduire une opération de manière efficace pour obtenir le résultat attendu ? »
Donner du détail est important, tant que cela reste lisible à la première lecture. Bien fait, le processus devient alors une source de motivation pour le lecteur.
De toute évidence, à chaque modification dans la manière de faire ou dans une norme quelconque, il est primordial de mettre à jour le processus.
Avant de rédiger un processus, faites un tableau pour vous repérer, lister les tâches de travail dans l’ordre chronologique les documents utiles et les acteurs. Vous pouvez aussi utiliser la fonction des logigrammes qui permettent d’intégrer des conditions. Toutes les parties prenantes doivent être intégrées dans la réalisation de leur processus. Afin de disposer d’une méthodologie efficace, vous pouvez utiliser la Tortue de Crosby.
Pour conclure, rédiger un processus devient alors primordial pour l’organisation et l’optimisation des services d’une entreprise.
